Desain dan perencanaan suatu proyek harus diterjemahkan ke dalam satuan uang agar dapat memberikan gambaran utuh kepada pemilik proyek mengenai seberapa banyak modal yang harus disiapkan.

Untuk itu kontraktor akan menghitung estimasi awal (preliminary estimate) berdasarkan desain konseptual dan informasi-informasi lain yang tersedia.
Estimasi awal yang dihitung ini merupakan estimasi kasar karena dihitung berdasarkan desain konstruksi yang belum detail.

Beberapa-beberapa mamfaat estimasi awal antara lain :

untuk mengetahui nilai pekerjaan sehingga pemilik proyek dapat memberikan komitmen atas proyek yang dikerjakan
untuk mengetahui biaya-biaya yang mungkin terjadi sebagai kontrol anggaran

PERENCANAAN BIAYA

Perencanaan Biaya (cost planning) dipersiapkan oleh konsultan yang ditunjuk oleh pemilik proyek.
Mengingat banyaknya jenis pekerjaan yang menjadi biaya dalam proyek konstruksi, maka perencanaan biaya menjadi sangat penting guna menjadi pedoman bagi para pihak yang akan memamfaatkan alokasi biaya tersebut.

Perencanaan Biaya dimulai dengan mengindentifikasikan biaya-biaya apa saja yang mungkin timbul selama pelaksanaan sebuah proyek konstruksi.

Perencanaan Biaya merupakan tahapan pertama dalam manajemen konstruksi, perencanaan biaya sangat tergantung pada keakuratan data biaya dan dokumen historis yang ada.

Keuntungan dari perencanaan biaya yang baik :

meningkatkan nilai mamfaat proyek
meningkatkan kualitas dan performa proyek
akuntabilitas terkait anggaran
meningkatkan hubungan yang baik antar pihak
masalah-masalah desain dan biaya dapat segera di identifikasikan dan diantasipasi.

Dengan perencanaan biaya yang efektif di harapkan ketika sebuah estimasi telah disetujui para pihak, maka pelaksanaan pekerjaan dapat mengikuti selanjutnya sesuai dengan rambu-rambu yang telah direncanakan sebelumnya.

Pengawasan secara terus menerus mutlak diperlukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan biaya telah berjalan sesuai dengan perencanaan biaya, dan memberikan masukan dengan memberikan perbandingan biaya antara alternatif-alternatif desain atau metode konstruksi.

ANALISIS BIAYA

Analisis biaya (cost analysis) merupakan tahap penting dalam manajemen biaya konstruksi.
Analisis biaya dapat diartikan sebagai perincian komprehensif terhadap semua biaya yang muncul dalam pelaksanaan sebuah proyek konstruksi.

Biaya-biaya yang muncul ini akan bergantung pada persyaratan dan spesifikasi yang hendak diterapkan untuk proyek tersebut.

Analisis biaya harus segera dilakukan setelah dokumen tender diterima oleh kontraktor, adapun analisis proses analisis biaya mencakup :

melakukan work breakdown strucuture (WBS) atas semua aktivitas yang akan dianalisis biayanya.
mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk steiap aktivitas pekerjaan
melakukan estimasi biaya atas sumber daya yang diperlukan.

Sumber daya yang akan dianalisis akan sangat bergantung pada lokasi, kompleksitas proyek, spesifikasi yang diharapkan, peraturan-peraturan pemerintah serta situasi dan kondisi setempat.

Dalam analisis biaya perlu mempertimbangkan tipe kontrak yang akan digunakan, stategi pengadaan dan alokasi resikonya, serta kondisi pasar (berkaitan dengan tingkat persaingan untuk memenangkan tender).

Estimasi sumber daya yang diperlukan pelaksanaan pekerjaan konstruksi terdiri dari :

Direct cost (sumber daya berhubungan langsung dengan pekerjaan konstruksi, dan merupakan faktor utama kelangsungan pekerjaan).
Contoh elemen direct cost yaitu :
a. Sumber daya produk / material
b. Sumber daya tenaga kerja / Direct Man Power seperti tenaga ahli, tenaga trampil, tenaga kasar
c. Sumber daya peralatan / alat-alat berat (mesin) seperti excavator, crane, truck, buldozer, forklift, loader, genset dan sebagainya
d. Sumber daya perlengkapan / alat bantu pekerjaan seperti scaffolding / perancah, tambang, tackle, kunci pas, linggis, pacul, sekop, molen (pengaduk beton)
e. Sumber daya consumable seperti BBM, Gas LPG, Gas oksigen dan sebagainya
f. Sumber daya transportasi dari lokasi stok atau gudang atau pabrik ke lokasi pekerjaan
Indirect cost (sumber daya tidak berhubungan secara langsung dengan jenis pekerjaan konstruksi, tapi tetap diperlukan untuk keberlangsungan pekerjaan), seperti
a. biaya gaji karyawan di proyek /indirect labor (mewakili perusahaan dalam pelaksanaan, pengawasan dan kontrol pelaksanaan pekerjaan konstruksi),
b. biaya bungan pinjaman atas modal kerja
c. biaya operasional kantor dan lapangan selama proses pekerjaan.

Kontrol biaya tidak sekedar memonitor dan mencatat biaya yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan, tetapi juga menganalisis data untuk dapat mengambil langkah-langkah antisipasi sebelum dampak dari sebuah penyimpangan terjadi.

Kontrol biaya merupakan bagian dari manajemen biaya konstruksi yang harus dijalankan secara terus menerus. Yang perlu diperhatikan dalam implementasi kontrol biaya :

progress pekerjaan harus real (sesuai dengan pelaksanaan di lapangan)
pencatatan pengeluaran dan pendapatan harus nol

Dengan demikian diharapkan kontrol biaya dapat memberikan gambaran terhadap :

progress pekerjaan yang sebenarnya
hubungan biaya dengan skedul pekerjaan
identifikasi potensi masalah langsung ke sumbernya
apakah milestone masih valid dan sesuai dengan waktu yang direncanakan

3 aspek penting yang harus dimonitor yaitu waktu, biaya dan kualitas.
Manajer proyek memengang peranan penting dalam pengendalian biaya.
Beberapa cara yang dapat dilakukan oleh manajer proyek dalam mengontrol biaya yaitu :