Manajemen biaya mencakup kontrol biaya, dengan memahami bagaimana dan mengapa biaya item pekerjaan muncul dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengendalikan biaya tersebut.

Hal ini penting terutama bagi kontraktor yang mendapatkan keuntungan dari pengelolaan dan pengendalian biaya yang baik.
Semakin baik kontraktor mengendalikan biaya, semakin besar pula margin keuntungan yang diperolehnya.

Karena itu menjaga agar sebuah proyek konstruksi tetap berada dalam batasan anggarannya sangatlah penting, hal tersebut hanya dapat dilakukan dengan sistem kontrol biaya yang efektif dan efisien oleh kontraktor.

TUJUAN PENGENDALIAN BIAYA KONSTRUKSI

Pengendalian biaya penting untuk dilakukan secara terus menerus selama proyek berlangsung.
Pengendalian biaya bahkan sebaiknya telah dilakukan sejak tahap awal pekerjaan, karena kesempatan untuk menyesuaikan biaya paling besar terletak pada tahapan awal pekerjaan (prakontrak), bukan pada tahap konstruksi, konsep ini dinamakan konsep kontrol biaya.

Setidaknya ada 3 tujuan kontraktor melakukan kontrol biaya :

1. Untuk membandingkan biaya aktual yang dikeluarkan dengan pengeluaran yang dianggarkan pada waktu yang tepat sehingga kontraktor dapat menghindari penyimpangan biaya anggaran proyek.
2. Untuk mengembangkan sebuah database produktivitas dan kinerja biaya yang dapat digunakan dalam estimasi proyek-proyek sejenis berikutnya.
3. Untuk menghasilkan data yang dapat digunakan dalam menilai perubahan pekerjaan pada kontrak dan klaim pembayaran tambahan.

Pengendalian biaya harus difokuskan pada aktivitas yang terjadi saat ini dan masa depan.
Dengan melakukan pengendalian biaya, kontraktor dapat mengambil langkah antisipasi atas kemungkinan penyimpangan biaya selama pekerjaan konstruksi berlangsung, hal ini dapat membantu kontraktor memastikan margin keungtungan yang telah ditetapkan.

PENILAIAN PRESTASI PEKERJAAN

Pada praktiknya penilaian prestasi pekerjaan dimulai oleh pihak kontraktor.
Di sini Quantity Surveyor kontraktor akan menghitung hasil prestasi pekerjaan yang telah dikerjakan secara berkala, biasanya dilakukan setiap bulan.

Prestasi pekerjaan tersebut mencakup persentase hasil pekerjaan yang telah di pasang di lapangan, ditambah dengan material di lapangan (material on site), apabila diizinkan dan pembayaran kepada NSC (nominated subcontractor).

Selain itu update terhadap jadwal pekerjaan juga dilampirkan dan diberikan kepada pihak pemilik proyek atau quantity surveyor profesional yang ditunjuk oleh pemilik proyek.

Setelahnya pemilik proyek melakukan pengecekan untuk memastikan bahwa jumlah prestasi pekerjaan yang diajukan telah sesuai dengan hasil pekerjaan di lapangan untuk memverifikasi keakuratan prestasi pekerjaan yang di klaim oleh kontraktor sekaligus memastikan bahwa pekerjaan tersebut telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan kualitas yang dipersyaratkan.

Dalam melakukan pengecekan pemilik proyek didampingi kontraktor, apabila keakuratan perhitungan prestasi pekerjaan yang diajukan sesuai, maka sertifikat pembayaran dapat diterbitkan (invoice / tagihan).

LAPORAN PREDIKSI ANGGARAN SECARA BERKALA

Kontrol biaya harus di update secara berkala, biasanya kontraktor akan melakukan update  biaya secara bulanan.
Update yang dilakukan pada arus kas kontraktor (cash flow) berguna untuk mengasilkan laporan prediksi anggaran terkait aktivitas-aktivitas  pekerjaan ke depannya.

Laporan prediksi anggaran ini mencakup penyesuaian-penyesuaian dan catatan pembelanjaan material, upah pegawai dan pekerja, pembayaran subcontraktor dan prediksi pengeluaran lainnya yang dibutuhkan demi kelangsungan pekerjaan proyek konstruksi.

Engineering bekerja sama dengan manajer keuangan proyek dalam menghitung dan menyusun laporan prediksi anggaran proyek secara bulanan.
Selain berusaha mengendalikan anggaran dan aspek biaya, Engineering juga harus mempertimbangkan pengendalian anggaran dari aspek waktu

SISTEM KONTROL BIAYA

Penting bagi kontraktor untuk mengembangkan sebuah sistem kontrol biaya sehingga memudahkan penyusunan laporan biaya dan prediksi biaya dengan cepat, mudah dan transparan.

Bahkan dengan adanya sistem kontrol biaya ini, dapat mengetahui potensi resiko sehingga mencegah timbulnya kerugian bagi perusahaan.

Sebuah sistem kontrol biaya yang baik dan efektif harus memiliki 3 (tiga) elemen yaitu perencanaan (cost planning), pengawasan (cost monitoring), dan aksi (action).

Beberapa karakteristik yang termasuk dalam ketiga elemen tersebut adalah sebagai berikut :

1. anggaran proyek harus telah ditetapkan dengan mempertimbangkan semua resiko yang mungkin terjadi.
2. Implikasi biaya terhadap waktu dan kualitas pekerjaan harus dipertimbangkan dalam proses pengambilan keputusan
3. biaya aktual harus selalu dibandingkan dengan biaya prediksi pada periode-periode tertentu untuk memastikan kesesuaiannya dengan anggaran proyek
4. tindakan perbaikan harus dilakukan apabila diperlukan dan memungkinkan
5. sistem perencanaan biaya haruslah efektif dan efisien

https://www.youtube.com/watch?v=F5imR9niY9k