Klaim adalah tuntutan / tagihan yang muncul karena beberapa hal, dalam standar kontrak international biasa digunakan sebagai referensi “Condition of Contract (International) for works of civil engineering construction” yang disusun oleh FIDIC.
Di dalam kontrak di atas disebutkan ada beberapa masalah yang dapat menimbulkan Pekerjaan Tambah yaitu :
- variasi ( Kerja Tambah atau Kerja Kurang )
- keadaan lapangan yang tidak sesuai dengan kontrak/penjelasan dalam prebid Meeting (Adverse physical conditions)
- pelanggaran kontrak (breach of contract)
- penghentian / penundaan pekerjaan
- keterlambatan dan pengaruhnya
- special risk
- changest cost & legislation
VARIASI
Engineer dapat mengeluarkan Variation Order kepada kontraktor, karena keadaan lapangan tidak sesuai design atau sebab-sebab lain, misalnya :
- kenaikan / pengurangan volume suatu pekerjaan yang ternasuk dalam kontrak
- menghilangkan suatu jenis pekerjaan
- merubah karakter atau kualitas dari suatu pekerjaan
- perubahan level, posisi, ukuran suatu pekerjaan dan,
- instruksi pekerjaan tambah yang di perlukan untuk pelaksanaan proyek.
Pelaksanaannya tidak boleh ada Pekerjaan Tambah atau pekerjaan kurang yang dikerjakan oleh kontraktor tanpa ada instruksi tertulis dari Engineer / pimpinan proyek / wakil pemilik proyek.
Apabila ada instruksi tertulis lisan, kontraktor harus mengkonfirmasi secara tertulis kepada pihak Engineer / pimpinan proyek / wakil pemilik proyek.
Apabila ada instruksi tertulis lisan, kontraktor harus mengkonfirmasikan secara tertulis kepada engineer, dalam waktu maksimum 7 hari setelah dikeluarkannya instruksi lisan tersebut.
Dan apabila dalam waktu respon maksimum 14 hari tidak ada jawaban dari engineer, maka instruksi lisan tersebut dapat dianggap sebagai instruksi tertulis dari Engineer.
Di dalam mengeluarkan V.O. (Variation Order) ini (yang biasanya berdampak pada biaya) engineer selalu mengacu kepada kontrak untuk menetapkan unit price / harga satuan, spesifikasi dan lain-lain.
Apabila V.O. berdampak kepada penambahan atau pengurangan volume lebih besar dari 10%, maka dimungkinkan suatu unit price baru berdasarkan negosiasi.
Variation Order juga dapat berupa day work, adalah perintah kerja tertulis dari Engineer kepada kontraktor untuk mengerjakan suatu pekerjaan berdasarkan kepada day work rate, biasanya pekerjaan tersebut tidak ada dalam kontrak, karena sukar dihitung perkiraan biayanya.
Rate day work ini biasanya sudah disepakati di dalam kontrak (man power, equipment, materials).
PEKERJAAN TIDAK SESUAI
Pekerjaan Tambah dapat diajukan klaim apabila suatu keadaan / situasi yang tidak sesuai dengan kontrak atau penjelasan awal kontrak, antara lain :
- keadaan lapisan tanah atau kondisi setempat dibanding gambar rencana
- adanya halangan (obstruction) yang tidak kelihatan dari semula (unforeseen)
- peraturan-peraturan baik daerah maupun pusat dikeluarkan setelah tender
- pembayaran dari owner terlambat, tidak sesuai kontrak.
PELANGGARAN KONTRAK
Klaim ini timbul karena hal-hal yang telah disepakati di dalam kontrak tidak di tepati, dapat juga terjadi hal-hal khusus, termasuk dalam lingkup ini adalah ;
- Higher Perfromance Standard
Termasuk kategori ini adalah permintaan dari Engineering seperti- Percepatan waktu dari schedule yang ditetapkan, yang mengakibatkan pertambahan biaya overtime, equipment material dan overhead
- perubahan mutu bahan material
- Sequence Change
Apabila engineering memerintahkan untuk mengganti sequence pelaksanaan pekerjaan dari kontraktor sesuai dengan keinginan engineer, maka segala resiko / penambahan alat dan lain-lain dapat di klaim - Performance Method Change
Apabila Engineering memrintahkan untuk mengganti metode pelaksanaan kontraktor sesuai dengan keinginan engineer, maka segala resiko/penambahan alat dan lain-lain dapta diklaim.
PENUNDAAN PEKERJAAN
Apabila dalam pelaksanaan suatu pekerjaan Engineer memerintahkan untuk menunda pekerjaan tersebut, karena suatu hal maka kontraktor berhak mengajukan klaim dengan cara mengirim pemberitahuan secara tertulis, dalam waktu maksimal 28 hari sejak instruksi Engineer, untuk mohon perpanjangan waktu dan berhubungan dengan permintaan tambahan biaya.
KETERLAMBATAN DAN PENGARUHNYA
Apabila Engineer terlambat dalam suatu keputusan, maka keterlambatan tersebut bisa berakibat kepada perpanjangan waktu pelaksanaan proyek.
Biasanya dalam waktu 28 hari Engineer harus sudah memutuskan :
- Possession of site
Apabila Employeer / Engineer sudah memberikan Order to Commence kepada kontraktor, akan tetapi lapangan belum bisa dikerjakan oleh kontraktor (pembebasan tanah dan lain-lain) - terlambat dalam keputusan shop drawing dan method
SPECIAL RISK
Katergori yang termasuk Special Risk adalah perang, invansi, revolusi, dan lain-lain, dalam hal ini kontraktor berhak untuk perpanjangan waktu
PERUBAHAN HARGA DAN UNDANG-UNDANG
Dimungkinkan adanya perubahan harga karena adanya eskalasi, ditetapkan di dalam kontrak meliputi :
- rumus eskalasi
- cara pengambilan / sumber-sumber indeks
- cara pembayaran
Sesuai dengan pasal ini, kontraktor berhak mengajukan klaim apabila dalam pelaksanaan proyek pemerintah mengeluarkan suatu peraturan atau undang-undang baru yang mempengaruhi unit.
Data-data apa saja yang perlu di persiapkan untuk pengajuan klaim, diantaranya yaitu :
- Schedule
- master & revised schedule
- progress schedule realization
- korespondensi segala macam surat menyurat yang berhubungan dengan masalah di atas, termasuk nomer agenda dan tanda terima surat / ekspedisi.
- Memo
memo yang tertulis oleh engineer / staff untuk kasus di atas lengkap dengan tanggal memo - Minutes of Meeting
Minutes of Meeting yang ditandatangani oleh kedua belah pihak ditulis setelah meeting selesai (mingguan, bulanan, special meeting), semua meeting hendaknya di buat minute-nya dan apabila owner / konsultan tidak membuat, maka kontraktor yang membuatnya secara tertulis dan kemudian menandatanganinya bersama. - Foto
Foto akan menjadi data yang baik, apabila disertai keterangan tanggal foto diambil dan nama orang yang mengambil foto. - Daily Record
Daily Record ini dibuat setiap hari oleh pelaksana lapangan dan ditandatangani oleh inspector lapangan.
Daily record ini memuat jenis pekerjaan, jam kerja & jumlah peralatan, jumlah orang & jam kerja, cuaca, material yang datang / digunakan, alat-alat yang rusak, serta kejadian-kejadian khusus.
Daily record ini sangat penting karena dapat menjadi bukti yang sangat kuat. - Pay Record & Pay Request
Data ini digunakan untuk menyajikan dokumen pengajuan pembayaran yang sudah dan belum di bayar. - Inspection Report
Untuk memulai suatu pekerjaan, biasanya ada request form kepada Engineer / Staff yang memeriksanya terlebih dahulu.
Komentar-komentar / perintah-perintah dari Engineer / staff dapat digunakan untuk data pendukung. - Data-data pendukung yang lain misalnya ;
- peraturan-peraturan baru
- data-data gelombang, curah hujan
- indeks harga BPS dan lain-lain
CARA MENYUSUN KLAIM
Biasanya klaim dibuat dalam urutan-urutan seperti dibawah ini :
- Background klaim
Memuat pendahuluan dan kesulitan-kesulitan kontraktor karena masalah tersebut. - kronologis & korespondensi
Cerita singkat mengapa masalah ini terjadi dan ditentukan kronologi surat menyurat - Contractual Matters / Legal Aspect
Berisi tentang dasar-dasar hukum, pasal-pasal kontrak, peraturan-peraturan yang mendukung klaim tersebut - Perhitungan biaya yang diajukan
Beberapa cara perhitungan biaya adalah :- Dengan (Day Work Rate x 50%) untuk standby ditambah overhead yang disepakati (10% atau 20%)
- bila tidak ada Day Work Rate perhitungan di dasarkan pada harga sewa rata-rata pasar ditambah overhead
- Jumlah hari standby x rate denda, bila kontraktor terlambat (Liquidated Damage)
- Data -data pendukung
Kategori data-data pendukung seperti yang di jelaskan nomer 8, data-data yang perlu dipersiapkan untuk pengajuan klaim.
Penyusun klaim yang baik dengan data-data dasar yang kuat, sering kali membantu Employer / Engineer untuk memberikan tambahan biaya kepada kontraktor.