Kehidupan proyek dimulai dari saat itu muncul sebagai ide atau gagasan proyek, sampai proyek beroperasi dapat dibagi menjadi tiga tahap yaitu :
- tahap pra investasi (pre investment phase)
- tahap investasi atau pembangunan proyek (investment phase) dan
- tahap operasi proyek (operasional phase)
sTiap tahap siklus kehidupan proyek dibagi lagi menjadi beberapa sub tahap dan sub tahap dijalankan secara berurutan.
TAHAPAN PRA INVESTASI
Sub tahapan pra investasi terdiri dari :
- Gagasan proyek
- Pra studi kelayakan proyek
- Studi kelayakan proyek
- Studi pendukung
Sub tahapan Gagasan Proyek (dikenal dengan istilah project idea) adalah tahapan awal dari seluruh siklus kehidupan proyek.
Gagasan tercipta karena melihat adanya peluang bisnis yang menjanjikan atau potensi usaha bisnis yang mendatangkan mamfaat tertentu.
Berikut gambar dibawah ini merupakan skema Siklus Kehidupan Proyek (Project Life Cycle)
Sebagai contoh berlimpahnya pasokan bahan baku di satu daerah tertentu dengan mutu yang baik dan harga murah seringkali membuka peluang bisnis yang menjanjikan bagi investor.
Peluang bisnis juga timbul karena permintaan pasar akan barang atau jasa lebih besar dari penawarannya.
Ketidak seimbangan antara penawaran dan permintaan menimbulkan gagasan investor membangun.
Gagasan proyek juag dapat muncul karena seorang pengusaha melihat adanya peluang bisnis di industri hulu atau hilir (backward and forward business linkages).
Untuk mematangkan gagasannya investor mengumpulkan berbagai macam data dan informasi proyek yang mereka pikirkan atau mendiskusikannya dengan nara sumber (mereka yang dianggap mempunyai banyak pengetahuan dan pengalaman di bidang usaha proyek tersebut).
Menghitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk membangun dan mengoperasikan proyek, dan menjajaki minat calon mitra usaha yang mungkin tertarik untuk menanamkan dananya di proyek yang dipikirkan.
Pra-studi kelayakan proyek, apabila gagasan mendirikan proyek itu dianggap matang, pemrakarsa proyek dapat melangkah ke tahap ke dua pra investasi, yaitu menyelenggarakan pra-studi kelayakan proyek (pre-feasibility study) atau evaluasi pendahuluan.
Tujuan utama pra studi kelayakan proyek adalah menemukan faktor-faktor penghambat kritis (the critical factory) yang dapat menghalangi kelancaran operasi proyek.
Keputusan diambil dari hasil pra studi kelayakan proyek dapat berupa :
- membatalkan gagasan proyek
- merivisi rencana pembangunan proyek, misalnya merubah lokasi proyek yang direncanakan
- menentukan kegiatan pra investasi ketahap selanjutnya yaitu menyelenggarakan studi kelayakan proyek.
Pembatalan gagasan proyek diputuskan bilamana selama pra-studi kelayakan proyek diketahui adanya faktor penghambat kritis yang kemungkinan besar tidak dapat diatasi.
Pra studi kelayakan proyek berfungsi sebagai jembatan antara gagasan proyek dan studi kelayakan proyek.
Studi kelayakan proyek, apabila hasil evaluasi pra-studi kelayakan proyek menunjukkan gambaran yang positif, investor dapat menyelenggarakan studi kelayakan proyek.
Faktor penelitian utama studi kelayakan proyek terpusat pada empat macam aspek, yaitu :
- pasar dan pemasaran barang atau jasa yang akan dihasilkan proyek
- teknis dan teknologis
- manajemen perusahaan dan sumber daya manusia yang lain
- keuangan dan ekonomi
Untuk proyek-proyek tertentu diperlukan juga evaluasi aspek hukum dan analisis mengenai dampak lingkungan (AMDAL)
Keempat aspek pertama kelayakan proyek tersebut di atas harus diteliti secara rinci dan kritis.
Apabila selama pra-studi kelayakan proyek ditemukan faktor-faktor tertentu yang memerlukan penelitian lebih dalam, selama masa studi kelayakan proyek hal itu wajib dilakukan.
Studi Pendukung, rencana pembangunan proyek besar dengan teknologi canggih kadang-kadang membutuhkan studi pendukung.
Contoh studi pendukung tersebut adalah riset laboratorium dan tes teknis bahan baku yang akan dipergunakan untuk memproduksi produk yang akan dihasilkan proyek.
TAHAPAN PEMBANGUNAN PROYEK
Perencanaan Pembangunan proyek dalam mengusahakan pembangunan proyek dapat selesai seperti yang dijadwalkan para kontraktor menyusun rencana pembangunan proyek.
Keterlambatan pembangunan proyek dari jadwal yang seharusnya dapat menimbulkan kerugian bagi investor.
Keterlambatan penyelesaian pembangunan proyek akan memperlambat dimulainya produksi komersial, dengan demikian kemungkinan investor mendapat hasil penjualan produk yang dihasilkan proyek juga terlambat.
Ada dua metode perencanaan jadwal pembangunan proyek yang dipergunakan para kontraktor.
Kedua metode perencanaan pembangunan proyek tersebut adalah critical path method (CPM) dan the project evaluation and review technique (PERTH).
Kegiatan penyusunan design engineering proyek adalah :
- persiapan lahan yang akan dipergunakan untuk tempat atau pengoperasian proyek.
- keputusan final tentang pemilihan teknologi dan sarana produksi yang akan dipergunakan untuk mengoperasikan proyek
- perecanaan pembangunan proyek secara keseluruhan
- penyusunan jadwal pembangunan proyek (termasuk flow chart pembangunan)
- untuk proyek-proyek industri manufaktur, selama kegiatan penyusunan desain engineering juga disusun tata letak (lay out) pabrik.
Pembangunan proyek, dalam kebanyakan sektor usaha kegiatan pembangunan proyek baru atau perluasan dimulai dengan penyelenggaraan lelang atau tender pembangunan.
Selama masa pembangunan proyek gedung dan bangunan lain dibangun, selama masa itu para kreditur dan lembaga lain yang ikut mendanai proyek akan ikut aktif, menyediakan dana kredit, financial leasing sebagaimana sesuai dengan jadwal dan realisasi pembangunan proyek.
Dalam rangka penyediaan dana kredit yang sesuai dengan jadwal dan realisasi pembangunan itu, secara berkala para kreditur mengadakan inspeksi perkembangan pembangunan proyek.
PRODUKSI PERCOBAAN, dalam istilah teknis disebut project commisioning and start up.
Produksi percobaan dilakukan setelah proses konstruksi proyek selesai.
Produksi percobaan menjembatani tahap pembangunan proyek dan tahap operasi proyek.
TRAINING TENAGA INTI, Selama tahap pembangunan proyek tenaga inti dan operator yang akan diserahi mengelola dan mengoperasikan proyek direkrut.
Tenaga inti dan operator proyek juga dilatih dalam pengetahuan dan ketrampilan mengoperasikan proyek.
Hal ini diperlukan agar pada waktu proyek mulai beroperasi telah tersedia tenaga inti dan operator yang diperlukan.
TAHAP OPERASI PROYEK
Problem dalam tahap operasi proyek, dengan diakhirinya produksi percobaan secara berhasil, investor memasuki tahap ketiga siklus kehidupan proyek, yaitu tahap operasi bisnis.
Ekspansi dan Inovasi, selama tahap operasi bisnis proyek investor dapat memperoleh peluang ekspansi kegiatan proyek atau inovasi.
Karena kenaikan jumlah permintaan produk secara berarti dari tahun ke tahun misalnya, investor melihat adanya peluang untuk mengembangkan usaha bisnis proyeknya.
PROGRAM REHABILITASI, proyek yang operasi bisnisnya sudah tidak efisien atau ketinggalan zaman seringkali membutuhkan rehabilitasi.
Proyek yang sulit memasarkan produknya, mungkin harga produknya terlalu tinggi sehingga harga jualnya tidak kompetitif lagi menarik minat konsumen.
Sebelum program rehabilitasi dimulai seyogyanya diteliti lebih dahulu aspek atau sarana produksi apa perlu direhabilitasi sehingga proyek dapat beroperasi secara kompetitif dan efisien lagi.
Tahap-tahap perencanaan rehabilitasi kegiatan yang berikut perlu dilakukan :
- diagnose masalah, selama tahap rencana rehabilitasi proyek diteliti berbagai kelemahan yang menyebabkan proyek tidak dapat beroperasi secara efisien dan kompetitif.
- rehabilitasi jangka pendek, dilakukan untuk satu atau dua aspek operasi proyek
- evaluasi rencana rehabilitasi dan sumber pendanaan, setelah diagnose rinci dilakukan, pemilik proyek mengevaluasi kelayakan rencana rehabilitasi proyek
Pembanuann proyek memiliki ciri-ciri khusus yaitu :
- mengikat dana dalam jumlah besar dan dalam jangka menengah dan panjang
- tingkat resiko yang dihadapi investor cukup tinggi
- mamfaat proyek baru dapat dinikmati sepenuhnya dalam jangka menengah
- keputusan investasi yang keliru tidak dapat direvisi begitu saja tanpa investor menderita kerugian yang substansial.
Membangun proyek dapat dilakukan orang perorangan, perusahaan, badan pemerintah, yayasan, koperasi dan organisasi yang lain.
Tujuan yang ingin dicapai pemilik proyek dapat digolongkan menjadi mamfaat bisnis, makro ekonomi, politis, sosial dan budaya.