Di dalam sebuah proyek konstruksi, selalu terdapat Aktivitas Proyek (kegiatan proyek), dimulai dari perencanaan sampai dengan serah terima pekerjaan.
Aktivitas-aktivitas proyek ini saling berhubungan satu dengan yang lainnya.

Secara garis besar Aktivitas Proyek dibagi atas 5 tahapan yaitu :

1. Konseptual
2. Perencanaan & desain
3. Tender
4. Konstruksi
5. Serah Terima

AKTIVITAS PROYEK

Di dalam sebuah pekerjaan konstruksi, selalu terdapat aktivitas-aktivitas proyek, dengan urutan aktivitas-aktivitas sebagai berikut :

1. Aktivitas Konseptual
   Aktivitas paling awal yang dilakukan dalam pelaksanaan sebuah proyek konstruksi adalah konseptual.
   Tahapan aktivitas konseptual adalah sebagai berikut
   a. studi kelayakan
   b. perencanaan proyek
   c. ikhtisar pemilik
   d. penunjukan konsultan
   e. penyelidikan lapangan
   f.  desain konseptual
   g. estimasi awal (preliminary estimate)
   h. perencanaan biaya
   i. alokasi anggaran
2. Aktivitas Perencanaan & desain
   Tahapan pekerjaan setelah aktivitas konseptual adalah aktivitas perencanaan dan desain, berupa :
   a. Desain skematik /master plan
   b. Analisisi biaya elemental (Elemnetal Cost Analysist)
   c. Desain detail
   d. Spesifikasi
   e. Izin otoritas (authorities approval)
   f. estimasi biaya detail (Detailed Cost Estimate)
3. Tender
   a. Dokumentasi tender
   b. proses tender
   c. evaluasi tender
   d. pemenang tender
4. Konstruksi
5. Serah Terima

Gambar dibawah ini menunjukkan dan menjelaskan hubungan berbagai jenis aktivitas proyek di dalam satu siklus hidup proyek konstruksi.

STUDI KELAYAKAN

Aktivitas studik kelayakan dilakukan oleh pemilik proyek atau pihak yang ditugasi oleh pemilik proyek.

Studi kelayakan ini bertujuan melihat apakah gagasan pelaksanaan sebuah proyek konstruksi dapat diterima dan diwujudkan dengan mempertimbangkan berbagai faktor termasuk resiko-resiko yang mungkin di hadapi.

Beberapa isu yang perlu menjadi bahan pertimbangan dalam studi kelayakan, antara lain ketersediaan anggaran, perkiraan biaya konstruksi, biaya operasional, stategi pengadaan, permintaan pasar, waktu dan momentum, analisis pengerjaan, perizinan dan tren yang berkembang saat itu.

Skema Studi kelayakan digambarkan seperti skema dibawah ini

PERENCANAAN PROYEK

Tahapan setelah studi kelayakan adalah perencanaan proyek, dimana pemilik proyek menilai gagasan pelaksanaan sebuah proyek konstruksi layak untuk dikerjakan.

Perencanaan sebuah proyek di lakukan secara menyeluruh dan mencakup semua bidang pengetahuan manajemen proyek, antara lain perencanaan integrasi proyek, perencanaan lingkup proyek, perencanaan biaya proyek, perencanaan sumber daya proyek dan sebagainya.

Skema perencanaan proyek seperti terlihat dibawah ini

IKHTISAR PROYEK

Ikhtisar proyek (project brief) merupakan tahap final dalam proses mendefinisikan persyaratan-persyaratan yang dikehendaki oleh pemilik proyek.

Ikhtisar proyek ini menggambarkan keinginan pemilik proyek atas desain proyek yang di danainya, dan merupakan dokumen penting untuk digunakan pada tahap desain.

Ikhtisar proyek mencakup ikhtisar kebutuhan pemilik proyek, ikhtisar fungsional, dan ikhtisar desain.

Ikhtisar dibuat dalam bentuk laporan tertulis, persiapan Ikhtisar dimungkinkan juag dikoordinasikan dengan konsultan yang mewakili pemilik proyek.

Sama pentingnya dengan informasi teknis, Informasi petunjuk (arahan) yang di perlukan, antara lain

1. Verifikasi tujuan dan prioritas dari proyek
2. memastikan faktor ruang, waktu dan pembiayaan sesuai dengan visi dan kebutuhan pemilik proyek
3. memastikan harapan adalah mungkin dan dapat di capai
4. Menjelaskan aturan dari pemilik proyek dan susunan organisasi proyek

Dibawah ini, gambar skema Ikhtisar proyek

PENUNJUKAN KONSULTAN

Untuk melaksanakan desain pekerjaan, maka pemilik proyek perlu menunjuk konsultan perencana.

Proses penunjukan konsultan perencana ini dapat dilakukan melalui penunjukan langsung maupun tender.

Pemilik proyek biasanya hanya akan menunjuk langsung konsultan perencana yang memang sudah dikenal baik rekam jejaknya dan memiliki pengalaman pekerjaan dengan pemilik proyek.

Apabila pemilik proyek menginginkan penawaran yang kompetitif, maka dapat dilakukan proses tender untuk menyeleksi dan kualifikasi konsultan perencana.

PENYELIDIKAN LAPANGAN

Penyelidikan lapangan merupakan tahapan penting bagi para pihak untuk mengetahui kondisi dan situasi apa saja yang terjadi di lapangan sebelum proyek benar-benar di bangun di lokasi tersebut.

Penyelidikan lapangan ini terdiri atas survei properti, survei kondisi lapangan, survei geoteknik, survei lingkungan.

Penyelidikan lapangan ini penting untuk mengetahui kelayakan investasi properti bagi pemilik proyek.

Sedangkan bagi kontraktor, penyelidikan lapangan akan berguna untuk mengindentifikasi resiko-resiko yang mungkin terjadi selama pelaksanaan pekerjaan konstruksi  bilamana mereka memenangkan tender.

Resiko-resiko tersebut akan di alokasikan oleh kontraktor ke dalam harga penawarannya sehingga meminimalkan potensi kerugian proyek bagi kontraktor.

DESAIN KONSEPTUAL

Desain konseptual merupakan respons dari tim desain (arsitek) terhadap studi kelayakan dan ikhtisar proyek yang telah dilakukan.

Desain konseptual adalah tahapan desain pertama yang menjadi gagasan awal terkait desain sebuah bangunan konstruksi.

Pada tahap ini, konsultan perencana selaku tim desain akan mengembangkan konsep desain, menjabarkan spesifikasi yang disesuaikan dengan ikhtisar proyek dan membuat perencanaan strategis.

Desain konseptual mencakup beberapa aspek, antara lain mengembangkan konsep desain, melakukan tinjauan desain, memberikan deskripsi terhadap desain, dan meminta persetujuan klien atas desain yang telah dibuat (laporan desain konseptual).

ESTIMASI AWAL

Desain dan perencanaan suatu proyek harus diterjemahkan ke dalam satuan uang agar dapat memberikan gambaran utuh kepada pemilik proyek mengenai seberapa banyak modul yang harus disiapkan sebagai investasi proyek.

Untuk itu konsultan akan menghitung estimasi awal (preliminary estimate) berdasarkan desain konseptual dan informasi-informasi lain yang tersedia.

Estimasi awal yang dihitung ini merupakan estimasi kasar karena dihitung berdasarkan desain konstruksi yang belum detail sehingga dibutuhkan penyesuaian-penyesuaian terhadap hasil estimasi.

Beberapa mamfaat estimasi awal antara lain, mengetahui nilai pekerjaan sehingga pemilik proyek dapat memberikan konsumen atas proyek yang akan dikerjakan, untuk mengetahui biaya-biaya yang mungkin terjadi, sebagai kontrol anggaran.

PERENCANAAN BIAYA

Perencanaan Biaya (Cost Planning) disiapkan oleh pemilik proyek atau konsultan yang ditunjuk oleh pemilik proyek.
Perencanaan biaya ini dibuat pada waktu tahap inisiasi proyek dan berkembang sepanjang siklus hidup proyek.

Mengingat banyaknya biaya yang terlibat dalam sebuah proyek konstruksi, maka perencanaan biaya menjadi sangat penting guna menjadi pedoman bagi para pihak yang akan memamfaatkan alokasi biaya tersebut.

Perencanaan biaya di mulai dengan mengidentifikasi biaya-biaya apa saja yang mungkin timbul selama pelaksanaan sebuah proyek konstruksi

ALOKASI ANGGARAN

Anggaran merupakan suatu pola pengeluaran dan pendapatan selama umur proyek.
Anggaran sendiri merupakan suatu prediksi yang bersifat estimasi atas biaya-biaya yang mungkin muncul ketika sebuah proyek dilaksanakan.

Secara umum alokasi anggaran memiliki dua fungsi :

1. anggaran sebagai estimasi dari biaya-biaya pekerjaan yang dibuat seakurat mungkin
2. anggaran sebagai alat untuk memonitor aktivitas finansial proyek

Dengan demikian pemilik proyek dapat mengetahui seberapa besar kesesuaian atau penyimpangan pengeluaran yang terjadi di lapangan dengan alokasi yang direncanakan.

DESAIN SKEMATIS

Desain skematis merupakan sebuah skema desain awal yang bertujuan menentukan lingkup pekerjaan dari sebuah proyek konstruksi.

Desain skematis dibuat berdasarkan desain konseptual dan estimasi awal yang telah dilakukan sebelumnya.

Pada tahap desain skematis ini, arsitek sudah mulai memberikan skala dan hubungan antar komponen bangunan, hasil dari desain skematis ini adalah gambar-gambar denah dan tampak yang kemudian dipresentasikan ke pemilik proyek untuk memperoleh persetujuan.

Bagi pemilik proyek gambar desain skematis ini menunjukkan apakah arsitek telah berhasil menginterpretasikan keinginan pemilik dengan benar atau tidak.

ANALISIS BIAYA ELEMENTAL

Tahap selanjutnya adalah melakukan estimasi  biaya yang lebih mendetail.
Estimasi ini disebut dengan analisis biaya elemental. Pada dasarnya, sebuah proyek konstruksi dapat di kelompokkan ke dalam beberapa kategori berdasarkan elemennya dan dihitung untuk setiap elemen tersebut.

DESAIN DETAIL DAN SPESIFIKASI

Desain detail merupakan tahapan saat desain sebuah proyek konstruksi telah disempurnakan dan dipertajam.

Output dari tahap ini adalah gambar yang telah terintegrasi dan yang mampu menjelaskan semua komponen bangunan dengan benar.

Selain itu, spesifikasi teknis telah dibuat dan rencana tender telah di persiapkan. Apabila proyek akan dikerjakan secara bertahap, maka tahapan pengerjaan proyek tersebut harus sudah dijelaskan pada tahap ini.

IZIN OTORITAS

Hasil dari detailed engineering design (DED) diserahkan untuk menjadi dokumen aplikasi persetujuan / izin otoritas.
Izin ini penting sebelum proyek dapat mulai dilaksanakan.

DOKUMENTASI TENDER

Setelah memperoleh persetujuan dari otoritas setempat, maka proyek dapat mulai ditenderkan.
Untuk itu pemilik proyek atau konsultan yang ditujuk akan mempersiapkan dokumen tender.
Dokumen tender ini dibuat untuk mencari peserta tender dengan penawaran terbaik.
Oleh karena itu, dokumen tender harus dipersiapkan dengan lengkap, jelas dan akurat.

PROSES TENDER

Memahami proses tender merupakan hal yang penting bagi peserta tender.
Kekeliruan dalam memahami proses tender dapat berakibat pada ketidaklayakan peserta unuk mengikuti tender.
Padahal tender merupakan merupakan proses saat pada peserta tender membuat sebuah penawaran atas paket pekerjaan yang ditawarkan.
Selain itu, pada tahap ini pula strategi peserta tender memainkan peranan penting.
Keputusan untuk mengikuti tender berada di tangan pimpinan perusahaan.

EVALUASI TENDER

Proposal penawaran dari para peserta tender selanjutnya akan di evaluasi oleh panitia tender.
Evaluasi ini biasanya dilakukan berdasarkan 3 tahap yaitu evaluasi administrasi, evaluasi teknis dan negosiasi.
Apabila ternyata terdapat kesalahan dalam pelaksanaan tender atau tidak terpenuhinya unsur-unsur tender, maka proyek tersebut dapat di tender ulang.

PENGUMUMAN PEMENANG TENDER

Pengumuman pemenang tender harus dilakukan secara terbuka dan transparan, dengan demikian, diharapkan semua peserta tender mengetahui dan memahami alasan di balik kemenangan rivalnya.

Selanjutnya kedua belah pihak akan mempersiapkan dokumen kontrak sebelum memulai pekerjaan di lapangan.

Rapat pra pelaksanaan (pre construction meeting) perlu diperhatikan untuk mempertemukan semua pihak yang akan terlihat dalam pelaksanaan proyek tersebut.

MANAJEMEN KONTRAKTOR

Kontraktor memegang peranan penting dalam mewujudkan keinginan pemiliknya proyek di lapangan.
Mengingat banyaknya aspek dan resiko yang harus ditangani oleh kontraktor di lapangan, maka dibutuhkan manajemen kontraktor yang baik dan tepat.

Manajemen kontraktor ini setidaknya harus mempertimbangkan aspek-aspek penting seperti biaya, waktu, kualitas, administrasi kontrak, K3 dan lingkungan.

ADMINISTRASI KONTRAK

Administrasi kontrak berkaitan dengan manajemen biaya konstruksi dan mencakup hal-hal berikut :

1. dokumen dan prosedur pekerjaan
2. perubahan pekerjaan
3. perhitungan klaim
4. penyelesaian sengketa

MONITORING PROYEK

Untuk mengawasi pelaksanaan proyek agar sesuai dengan apa yang telah di rencanakan , maka harus di lakukan monitoring secara terus menerus.

Ada cukup banyak aktivitas yang harus di monitoring, antara lain koordinasi proyek, kontrol biaya, jaminan mutu proyek, inspeksi lapangan, pengetesan dan pengujian, dokumentasi hingga audit proyek.

Dengan adanya monitoring permasalahan yang mungkin muncul dapat segera diketahui dan diantisipasi sehingga tidak menyebabkan pembengkakan biaya (cost overrun) maupun keterlambatan pekerjaan (delay).

SERAH TERIMA PEKERJAAN

Serah terima proyek kepada pemilik proyek dilakukan ketika konsultan MK telah menginformasi bahwa pekerjaan telah selesai sesuai dengan ketentuan yang ada di dalam kontrak.

Serah terima pekerjaan dilakukan setelah para pihak melakukan inspeksi final bersama dan sepakat untuk menyatakan bahwa kontraktor telah menyelesaikan pekerjaannya.

Serah terima pekerjaan terdiri atas dua tahap yaitu serah terima pertama dan serah terima kedua / akhir.

https://www.youtube.com/watch?v=F5imR9niY9k