PENGADAAN MATERIAL KE LOKASI PROYEK

Pengadaan Material (produk) pada pelaksanaan proyek, merupakan rutinitas yang dilakukan organisasi proyek khususnya Devisi pengadaan (Procurement) mulai dari pekerjaan dimulai sampai dengan pekerjaan selesai.

Maka pada pekerjaan proyek sebaiknya Pengadaan Material direncanakan dengan menyusun jadwal pengiriman dari supplier ke proyek.

JADWAL PENGIRIMAN MATERIAL KE PROYEK

Usaha meningkatkan daya saing perusahaan dapat dilakukan dengan melakukan upaya-upaya penghematan biaya.
Mengingat tingginya nilai biaya bahan dalam suatu proyek, yaitu rata-rata mencapai 70 (tujuh puluh) persen dari seluruh biaya pelaksanaan proyek, maka setiap usaha untuk meningkatkan keuangan perusahaan sangat tergantung pada efisiensi dan efektivitas kegiatan pembelian bahan.

Sangat diperlukan pemahaman akan sifat material, sehubungan dengan proses pengadaan di lokasi proyek, bahwa sebagian besar material (atau produk) yang digunakan memiliki sifat kimia yang mungkin dapat berubah karena dipengaruhi oleh lingkungan di proyek misalnya cuaca, kelembapan, masa waktu kadarluasa material dan sebagainya

Berdasarkan sifat dari material yang diadakan (supply) dibagi atas 2 jenis yaitu :

Material yang mudah rusak (ada batas waktu penggunaannya), mengalami perubahan kimia pada produk tersebut, umumnya jenis material ini adalah material yang diproduksi (bukan produk alami) misalnya : produk semen harus dihindarkan dari kelembapan yang tinggi dan air hujan, produk cat memiliki waktu kadar luasa, produk triplek mudah rusak apabila kena air hujan dan sebagainya.
Material tidak mudah rusak, sebagian besar adalah produk berasal dari alam milsanya tanah, pasir, batu, kapur, abu batu dan sebagainya.

Di samping itu, bahan juga bersifat fluktuatif (dapat berubah harga) dan rawan terhadap kenaikan harga, sehingga berada dalam jalur krisis dan mendominasi kebutuhan proyek.

Kenaikan harga bahan harus diantisipasi pada waktu tender (penawaran), pemesanan maupun penyimpanan, terutama untuk bahan strategis seperti semen, besi beton dan plywood.

Untuk mempelajari kegiatan utama dari tahap pembelian maka perlu diketahui prinsip dasar dan rumusan aktivitas pembelian, yaitu :

mendapatkan bahan dengan kualitas yang sesuai, kuantitas yang efisien, harga wajar, pada waktu tepat dari produsen atau pemasok yang dapat dipercaya, sehingga mampu menjamin kontinuitas peserdiaan bahan di lapangan.
mengelola persediaan bahan (inventory) yang efisien.

Hal-hal yang harus diperhatikan dan dikuasai oleh seorang pembeli sebelum melaukan pembelian adalah :

menetapkan kapan harus mulai membeli
menentukan jumlah bahan akan dibeli
menetapkan prinsip hubungan kerja sama dengan mitra kerja (supplier)
menguasai deskripsi spesifikasi mutu
menguasai rencana pembelian yang taktis
menguasai peraturan/prosedur pembelian yang ditetapkan perusahaan

MENETAPKAN KAPAN HARUS MULAI MEMBELI

Pada tahapan ini, pembeli harus memperhatikan lead time (tenggang waktu) dari masing-masing bahan.

Yang dimaksud dengan Lead Time adalah tenggang waktu yang diperlukan untuk memperoleh bahan, dimulai pada waktu pengajuan permohonan pembelian sampai dengan diterimannya di gudang dan siap dipergunakan atau diserahkan kepada pemakai.

Ada beberapa faktor yang memperngaruhi lead time, yaitu :

Jadwal pemakaian bahan yang merujuk pada jadwal pelaksanaan proyek (master schedule)
waktu yang diperlukan produsen dalam proses produksi
jarak dan waktu transportasi dari sumber material ke lokasi proyek
formula pemesanan apakah akan dilakukan pemesanan bertahap atau keseluruhan atas dasar efisiensi biaya (uang muka, bank garansi dan lain-lain)
ketersediaan dan kapasitas gudang serta fasilitas penyimpanannya.

MENENTUKAN JUMLAH BAHAN YANG AKAN DIPESAN

Menentukan jumlah bahan yang akan dipesan harus didasarkan pada beberapa pertimbangan antara lain :

kuantitas persediaan yang paling efisien adalah dengan menjamin kontinuitas produksi di lapangan, karena tidak dapat ditolerir apabila proses produksi terhambat disebabkan tidak tersedianya bahan di lapangan (non in stock) dan sebaliknya penumpukan bahan yang berlebihan di lapangan (over stock) mengandung resiko kerusakan, kehilangan.
ketersediaan fasilitas penyimpanan dan handling, misalnya ketersediaan gudang tertutup atau gudang khusus atau gudang terbuka dan peralatan handling seperti crane, fork lift dan lain-lain
lokasi proyek menentukan kebijakan pengadaan bahan,
Pengadaan bahan dengan kebijakan Just in Time untuk proyek yang berada di remote area (lokasi di pelosok daerah / luar kota) mungkin tidak cocok karena sulitnya transportasi.

MENERAPKAN PRINSIP HUBUNGAN KERJA SAMA DENGAN MITRA KERJA (pemasok/supplier)

Membina hubungan kerja yang transparan antara pembeli dan supplier berdasarkan prinsip hubungan kerja sama, sebagai mitra kerja yang menekankan pada mutu, independen dan saling menghargai, tidak berkonfrontasi, saling memberli informasi yang jelas dan rinci, terbuka dan dapat dipercaya.

MENGUASAI INFORMASI DAN DESKRIPSI MUTU

Pada dasarnya untuk menguasai informasi dan deskripsi spesifikasi mutu yang dikehendaki dalam pembelian adalah menyangkut beberapa hal seperti

spesifikasi yang jelas dan terinci
spesifikasi yang dapat dipenuhi oleh produsen
standarisasi produk (SNI, JIS, ASTM dan lain-lain)

MENGUASAI RENCANA PEMBELIAN TAKTIS

Dalam pembelian, seorang pembeli dituntut untuk mengetahui rencana pembelian taktis dengan mempertimbangkan kemungkinan-kemungkinan :

perubahan rencana produksi proyek berupa penundaan, pembatalan atau percepatan operasi proyek
antisipasi terhadap kenaikan dan penurunan harga bahan sehingga memliki stok bahan yang bisa berfluktuasi
apakah bahan dapat stiap waktu dibeli dengan mudah
spare part after sales service / jaminan mutu / jaminan pemeliaharaan
mengetahui status persediaan / menguasai kontrol persediaan

MENGUASAI PERATURAN/PROSEDUR PEMBELIAN YANG DITETAPKAN PERUSAHAAN

Penguasaan peraturan /ukjgui9y8ijloghnjhukm prosedur dalam kegiatan pembelian sengat penting, mengingat hal ini menyanngkut pihak internal maupun eksternal, untuk itu harus memenuhi :