Pengertian organisasi pada umumnya adalah sekelompok orang yang melakukan kegiatan dalam wadah dan cara tertentu untuk mencapai tujuan tertentu pula.

Dalam kaitannya dengan pelaksanaan proyek juga bisa diartikan bahwa organisasi proyek merupakan sekelompok orang dari berbagai latar belakang ilmu yang terorganisir dan terkoordinasi dalam wadah tertentu yang melaksanakan tugas dengan cara tertentu untuk mencapai tujuan bersama.

Tugas yang dimaksud disini adalah mengelola pelaksanaan proyek dengan harapan pekerjaan bisa berlangsung dengan lancar dan dapat mencapai tujuan atau sasaran yang ditetapkan berupa keuntungan bagi perusahaan dan kepuasan pelanggan sebagai penguna jasa

ORGANISASI PROYEK

Menyusun sebuah organisasi proyek dimulai dengan mengindentifikasi dan mengklarifikasi fungsi dan kegiatan-kegiatan yang ada dalam sebuah proyek, mengelompokkan kegiatan yang sejenis dalam satu unit tertentu.

Menyiapkan personalia yang akan menjalankan fungsi dan kegiatan-kegiatan tersebut sesuai dengan kelompok kegiatannya serta menyusun mekanisme koordinasi dari masing-masing fungsi dan kegiatan tersebut.

Fungsi perencanaan teknis dan keuangan dengan fungsi spesifik meliputi kegiatan :

perencanaan rekayasa teknik (engineering)
Pembuatan jadwal pelaksanaan (master schedule), perencanaan sumber daya (bahan, alat dan subkontraktor), perencanaan metoda pelaksanaan, perencanaan mutu serta perencanaan K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja)
Perencanaan Administrasi dan keuangan, meliputi
pembuatan cash flow, perencanaan termin / penagihan, sistem akutansi dan perpajakan proyek serta pengelolaan SDM proyek

Fungsi pelaksanaan / operasional meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan konstruksi di lapangan untuk mewujudkan bentuk fisik bangunan sesuai dengan perencanaan teknis dan keuangan seperti fungsi perencanaan teknis dan keuangan yang disebutkan diatas.

Fungsi pengendalian meliputi kegiatan membandingkan realita operasional dengan perencanaan dan bila terdapat deviasi terhadap perencanaan maka dilakukan analisis penyebabnya dan diambil tindakan solusinya.

Secara skematis fungsi utama dan hubungan antar fungsi tersebut dapat di gambarkan dalam bentuk struktur organisasi sebagai berikut :

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI ORGANISASI PROYEK

Dalam bisnis jasa konstruksi, besar kecilnya organisasi proyek, sangat berpengaruh terhadap efektifitas dan efisiensi pekerjaan proyek.

Kendati belum ada penelitian yang riil mengenai sejauh mana pengaruh bentuk organisasi terhadap efektifitas dan efisiensi pelaksanaan di lapangan, namun banyak contoh yang membuktikan adanya pengaruh kuat dan langsung dari bentuk organisasi terhadap tingkat efektifitas pelaksanaan pekerjaan.

Bentuk organisasi proyek ditentukan oleh beberapa faktor yaitu :

besar kecilnya volume dan ruang lingkup pekerjaan
besar kecilnya nilai proyek
tingkat kompleksitas pelaksanaan proyek
waktu pelaksanaan yang tersedia
penggunaan teknologi
lokasi

Semua faktor yang mempengaruhi bentuk dan besar kecilnya organisasi proyek tersebut di atas bermuara pada efisiensi, yang dalam hal ini di ukur dari produktivitas sera nilai overhead proyek.

Nilai overhead proyek menjadi bagian dari Biaya Produksi Proyek dan merupakan biaya tidak langsung.

Ketatnya persaingan di bidang usaha jasa konstruksi mengharuskan perusahaan-perusahaan kontraktor untuk menekan overhead sekecil mungkin.

Untuk sebuah perusahaan jasa konstruksi berdasarkan pengalaman besarnya overhead proyek ini berkisar antara 4% sampai 8% dari biaya produksi proyek.

Contoh organisasi proyek dalam pelaksanaannya seperti gambar dibawah ini.
Skema ini sederhana namun sudah memperhitungkan efisiensi dan efektifitas penanganan pekerjaan di lapangan.
Contoh ini merupakan satu dari sekian banyak bentuk organisasi proyek yang bisa dibuat untuk kepentingan pelaksanaan proyek.