PENGENDALIAN BIAYA

Rencana Anggaran Biaya merupakan salah satu pedoman yang digunakan untuk Pengendalian Biaya Proyek (disingkat PBP).
Fungsi PBP adalah untuk melakukan efisiensi / menekan biaya pekerjaan, bagi kontraktor untuk memperoleh keuntungan sedangkan dipihak owner supaya dapat menghemat biaya sekecil mungkin.

Proyek Konvensional dikendalikan langsung oleh pemilik dibantu tenaga konsultan perencana, konsultan pengawas, konsultan manajemen konstruksi.

PENGENDALIAN BIAYA

Upaya-upaya yang dapat dilakukan untuk mengefisiensikan Pengendalian Biaya dengan cara mempengaruhi biaya-biaya dikeluarkan seperti:

1. Biaya umum terdiri dari :
   a. biaya pelaksanaan pekerjaan (seperti material, upah, alat, konsumabel)
   b. biaya operasional manajemen / administrasi (tenaga kerja tidak langsung,
   biaya provisi bank, biaya lainnya yang diperlukan proyek).
2. Pajak Retribusi
3. Keuntungan Perusahaan

Biaya Pelaksanaan pekerjaan yang dibebankan langsung sebagai biaya lapangan terdiri dari :

• Material
  bahan baku / produk sesuai dengan RKS (Rencana kerja dan syarat-syarat Teknis) dan telah mendapat persetujuan dari konsultan MK (Manajemen Konstruksi) dengan menggunakan contoh produk.
• Tenaga Kerja
  tenaga borongan maupun harian, yang terlibat langsung dengan proses pembangunan proyek, dan pengaruhnya sangat besar terhadap biaya dan waktu penyelesaian suatu pekerjaan proyek
• Peralatan
  Peralatan berasal dari sewa ataupun milik sendiri / inventaris,
  Jenis Peralatan mulai dari perlengkapan dimensi kecil sampai dengan peralatan heavy duty dimensi besar.
  Pemilihan peralatan yang akan digunakan dalam suatu pekerjaan merupakan faktor penting yang mempengaruhi proses penyelesaian suatu pekerjaan secara cepat, tepat dan menghemat biaya.
• Konsumabel
  bahan yang dapat aus / habis dalam pemakaiannya, dan dipergunakan untuk alat bantu kerja contoh Bahan Bakar Motor (BBM).

Biaya umum dapat juga dipengaruhi oleh metoda pelaksanaan konstruksi yang digunakan, dengan menggunakan alternatif metoda pelaksanaan yang berbeda maka akan memerlukan tenaga, alat dan material yang berbeda.
Untuk mengoptimalkan Pengendalian Biaya dipilih cara yang sesuai yaitu memilih metoda dengan biaya produksi yang terendah.

Beberapa langkah dapat dilakukan untuk Pengendalian Biaya diantaranya :

1. Perencanaan / pengaturan pembelanjaan berdasarkan schedule pelaksanaan.Untuk mempelajari kegiatan utama pembelian dari tahap pembeliah maka perlu diketahui prinsip dasar  dan rumusan aktivitas pembelian yaitu
   a. Mendapatkan bahan dengan kualitas yang sesuai, kuantitas yang efisien,            harga yang wajar, pada waktu yang tepat dari produsen atau pemasok yang
   dapat dipercaya, sehingga mampu menjamin kontinuitas persediaan bahan
   di lapangan.
   b. Mengelola persediaan bahan (inventory) yang efisien

   Hal-hal yang harus diperhatikan dan dikuasai oleh seorang pembeli sebelum melakukan pembelian adalah
   1) Menetapkan kapan harus mulai membeli
   2) Menentukan jumlah bahan akan dibeli
   3) Menerapkan prinsip hubungan kerja sama dengan mitra kerja (supplier)
   4) Menguasai deskripsi spesifikasi mutu
   5) Menguasai rencana pembelian taktis
   6) Meguasai peraturan / prosedur pembelian yang ditetapkan perusahaan

   Ada beberapa faktor yang mempengaruhi Lead Time suatu bahan yaitu:
   1) jadwal pemakaian bahan yang merujuk pada jadwal pelaksanaan proyek
   (master schedule).
   2) Waktu yang diperlukan produsen dalam proses produksi
   3) Jarak dan waktu transportasi dari sumber material ke lokasi proyek
   4) Formula pemesanan, apakah akan dilakukan pemesanan bertahap atau
   keseluruhan atas dasar efisiensi biaya (uang muka, bank garansi, dll)
   5) Ketersediaan dan kapasitas gudang serta fasilitas penyimpanan
   6) Menentukan jumlah bahan yang akan di pesan

   Menentukan jumlah bahan yang akan dipesan harus didasarkan kepada beberapa pertimbangan diantaranya

   a. Kuantitas persediaan yang paling efisien adalah dengan menjamin kontinuitas produksi di lapangan, karena tidak dapat ditolerir apabila proses produksi terhambat disebabkan karena ketidak tersediaan bahan dilapangan (non in stock), dan sebaliknya penumpukan bahan yang berlebihan di lapangan (over stock) mengandung resiko seperti :
   – merugikan cash flow perusahaan
   – kadarluasa (absolescence)
   – kerusakan (deterioration)
   – Kehilangan (loss)
   – membutuhkan biaya inventory (biaya penyimpanan stock bahan)
   Yang dimaksud dengan perputaran bahan (Inventory Turnover, ITO) adalah lamanya bahan sejak datang sampai dengan terpasang dan menjadi prestasi yang diakui sebagai pendapatan.

   b. Ketersediaan fasilitas penyimpanan dan handling
   c. lokasi proyek menentukan kebijakan pengadaan bahan

2. Merencanakan kontrol (pengendalian)
   Proses pengendalian dimulai pada waktu membuat RAPK (Rencana Anggaran Proyek Kendali) dan Contract Review (kaji ulang kontrak) hingga waktu progres fisik proyek mencapai akhir pelaksanaan.Sebagai salah satu Pengendalian Biaya berupa laporan keuangan proyek  yang disebut Evaluasi Biaya Pelaksanaan Proyek (EBPP).
   EBPP memuat informasi / laporan tentang anggaran biaya yang direncanakan, realisasi penggunaan anggaran biaya di lapangan sampai kemajuan pekerjaan tertentu dan proyeksi biaya sampai penyelesaian proyek atau disebut juga Projected Final Cost (PFC).
   Realisasi pemakaian anggaran dievaluasi secara periodik dalam hal ini setiap bulannya, lalu hasilnya dibandingkan dengan rencana.