Dengan telah terbentuknya organisasi, juklak (paparan / uraian proyek), jadwal pelaksanaan proyek dan rencana pengadaan sumber daya, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan kegiatan konstruksi di lapangan.

Pelaksanaan kegiatan / pekerjaan konstruksi di lapangan dilakukan di bawah pengelolaan tim proyek dipimpin oleh manajer proyek.
Agar pelaksanaannya mencapai target yang telah ditetapkan dalam rencana pelaksanaan, maka Koordinasi Pelaksanaan perlu dilakukan untuk membahas tentang masalah operasional.

KOORDINASI PELAKSANAAN

Koordinasi pelaksanaan diadakan di lokasi proyek terdiri dari :

A. KICK OFF MEETING

Kick off meeting merupakan rapat koordinasi diadakan pada tahap awal suatu proyek (ditandai dengan mulainya proyek dengan dikeluarkannya Notice of Proceed atau SPK = Surat Perintah Kerja ataupun Surat Penyerahan Lapangan).

Rapat Kick off meeting disiapkan oleh tim penyusun rencana kerja yang melibatkan manajer proyek, manajer teknik serta personil inti lain di proyek, ataupun tenaga ahli (bila diperlukan)

Tujuan rapat Kick off meeting antara lain :

“Team Building” membangun tim proyek agar seluruh petugas, sesuai dengan struktur organisasi dan uraian kerja, memahami benar tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
menyamakan persepsi tentang jadwal, kualitas dan anggaran proyek
menyatukan langkah agar masing-masing unit tidak berjalan sendiri-sendiri dalam menjalankan tugasnya.
mengikuti SOP (standard Operating Procedure) yang berlaku

Agenda rapat yang dibahas antara lain :

Penjelasan menyeluruh dari manajer proyek tentang :
- target keuntungan yang hendak dicapai
- target waktu penyelesaian proyek
- target mutu kerja
Pembagian tugas pekerjaan
menyusun standard operating procedure
target jangka pendek (1 – 2 minggu) yang hendak dicapai

Jadwal rapat kickoff meeting umumnya dilaksanakan pada waktu kegiatan proyek akan dimulai.

Dan lokasi rapat dapat dilakukan di lokasi proyek atau kalau belum ada direksi keet di lokasi proyek dapat dilakukan di kantor atau sedekat mungkin dengan lokasi proyek.

B. TOOLBOX MEETING

Tool box meeting adalah rapat persiapan untuk membahas pelaksanaan suatu bagian pekerjaan tertentu.
Misalnya setelah selesai pekerjaan kolom beton, maka untuk memulai pelaksanaan pekerjaan berikutnya, yaitu erection / instalasi rangka atap baja, dilakukan tool box meeting

Peserta rapat toolbox meeting seperti manajer operasi lapangan, kepala pelaksana, mandor, subkontraktor.

Agenda rapat membahas :

metoda kerja yang akan diterapkan
personil / unit kerja masing-masing yang terkait
rute dan layout peralatan dan bahan

Jadwal rapat toolbox dilakukan waktu akan memulai pekerjaan pokok (utama ataupun pekerjaan yang memerlukan perhatian khusus) seperti pekerjaan pemancangan, pekerjaan pengecoran, pekerjaan instalasi baja, metoda pelaksanaan dan sebagainya

C. RAPAT HARIAN

Rapat harian adalah rapat yang diadakan untuk merencanakan apa yang harus dikerjakan besok hari, serta memantau apa yang telah dikerjakan hari ini, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja harian.

Peserta rapat diikuti oleh General Superitendent / kepala pelaksana, para superintendent / pelaksana lapangan, subkontraktor, mandor dan bila perlu staf terkait. dan rapat ini dipimpin oleh Manajer operasi.

Agenda rapat, melakukan evaluasi apakah target yang ditetapkan tercapai dan menetapkan target untuk besok hari.

Jadwal rapat, umumnya dilakukan pada siang / sore hari, dimana para pekerja sudah running well, mengerjakan program harian.

Rapat harian jarang dilaksanakan pada pagi hari, karena pada waktu pagi hari adalah waktunya untuk memutar roda pelaksanaan proyek hari tersebut, yang telah ditetapkan programnya pada waktu sehari sebelumnya, dan dilaksanakan secara singkat sekitar 1 jam.

D. RAPAT MINGGUAN

Rapat mingguan adalah rapat untuk merencanakan apa yang harus dikerjakan minggu depan, serta memantau apa yang telah dikerjakan minggu ini, untuk mengetahui apakah sudah sesuai dengan rencana kerja mingguan.

Peserta rapat mingguan diantaranya

manajer teknik, manajer operasi, manajer administrasi, staf dan pihak ketiga bila diperlukan
rapat mingguan ini dipimpin oleh manajer proyek atau manajer operasi

Agenda rapat meliputi :

mengevaluasi progress dan pencapaian pekerjaan yang ditargetkan minggu yang lalu
membahas target penyelesaian pekerjaan seminggu yang akan datang

E. RAPAT BULANAN

Rapat bulanan proyek umumnya dipimpin langsung oleh manajer proyek, perserta rapat bulanan antara lain ;

manajer teknik
manajer operasi
manajer administrasi
staf
pihak ketiga apabila diperlukan

Agenda rapat mingguan antara lain meliputi :

meninjau notulen rapat bulan lalu
pembahasan pencapaian obejectives / program kerja proyek antara lain :
a. EBPP (evaluasi biaya pelaksanaan proyek)
b. kinerja
c. Quality target (mutu produk, house keeping, safety)
d. potensial problem
e. customer complaint
f. masalah SDM
g. cash flow (termin, dropping, pembayaran hutang, jurnal akutansi dan keuangan).

Koordinasi pelaksanaan seperti disebutkan diatas harus dilaksanakan secara berkelanjutan selama pekerjaan berlangsung sampai dengan akhir progress pekerjaan, untuk tujuan merencanakan, menentukan dan mereview (mengawasi) pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan tujuan tepat waktu pelaksanaan, dengan mutu pekerjaan yang baik dan efisiensi biaya pekerjaan.

https://www.youtube.com/watch?v=F5imR9niY9k