KOMPONEN BIAYA BAHAN

Secara umum komponen biaya proyek yang cukup dominan adalah :

1. Biaya Bahan
2. Biaya Upah
3. Biaya Subkontraktor
4. Biaya Alat

Biaya-biaya inilah yang memerlukan perhatian utama untuk dikendalikan selama pelaksanaan proyek.

KOMPONEN BIAYA BAHAN

Pengendalian Komponen Biaya Bahan untuk kebutuhan proyek dilakukan untuk menentukan kebutuhan rill volume bahan atau material untuk bahan baku pekerjaan.

Prosedur pengendalian Komponen Biaya Bahan diantaranya :

1. Menghitung Volume keseluruhan bahan pokok/utama berdasarkan gambar
2. Mencocokkan dengan volume dalam RAP (Rencana Anggaran Proyek)
3. Membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) bahan sebesar 80% dari total volume rencana, kecuali untuk material import, agar dihitung secara tepat dan dipesan 100%.
4. Untuk material yang perlu mendapatkan persetujuan pemilik proyek
   a.  mendapatkan contoh material harga materialnya lebih murah dari RAP, tetapi masih bisa diterima spesifikasinya
   b.  mengajukan contoh material tersebut untuk disetujui pemilik proyek
   c.  membuat persetujuan tertulis
5. Melakukan harga dengan supplier dan menyiapkan surat pesanan / PO seperti penjelasan di bawah ini (tahapan pembelian)
6. Membuat PO (Purchase Order) atau surat pesanan bahan dengan volume maksimum sebesar SPP dan harga satuan sesuai negosiasi
7. Melampirkan dalam PO jadwal pengiriman bahan
8. Melampirkan PO dengan kondisi LUMPSUM FIXED PRICE dan pasal-pasal sesuai kontrak Kontraktor dengan pemilik proyek
9. Melakukan pengendalian periodik dilakukan atas realisasi penerimaan bahan dan dengan memperhitungkan sisa pekerjaan.

PROSEDUR PENGADAN BAHAN

Prosedur pengadan bahan dari devisi procurement secara garis besar dapat dibagi dalam beberapa tahap kegiatan sebagai berikut :

1. Perencanaan
   Tahapan Perencanaan mencakup beberapa aktivitas penting yaitu :a.  Menyusun jadwal pendatangan material proyek merujuk pada master schedule proyek disusun oleh Manajer Teknik dan disetujui Project Managerb.  Adanya permintaan pengadaan bahan dari unit yang memerlukan yang dinyatakan dengan Surat Permintaan Pembelian (SPP).Surat Permintaan Pembelian harus berisi data yang menguraikan dengan jelas produk yang dipesan seperti :
   i)   Volume dan waktu pengiriman / penerimaan bahan
   ii)  Nama, merek dan spesifikasi bahan
2. Seleksi
   Tahapan seleksi terhadap calon produsen atau supplier sebagai berikut :1)  Unit pembelian mencari penawaran harga dari beberapa pemasok (supplier) berdasarkan spesifikasi yang ditentukan oleh unit permintaan, biasanya tidak kurang dari 3 calon pemasok.2)  Unit pembelian melakukan klarifikasi dan negosiasi harga atau penawaran dari calon-calon pemasok, meliputi
   – spesifikasi bahan baku yang digunakan
   – spesifikasi bahan hasil produksi
   – kemampuan produksi serta pemasokannya
   – harga satuan bahan yang ditawarkan

   3)  Proses seleksi dilaksanakan untuk memperoleh jaminan bahwa produsen / supplier yang dimintakan penawaran / dibeli produknya mampu memproduksi dan menyerahkan bahan sesuai kualitas dan kuantitas yang disyaratkan.

3. Pembelian
   Tahapan pembelian dilaksanakan dengan urutan sebagai berikut :1)  Pimpinan Unit Pembelian (logistik) memutuskan harga final yang dituangkan dalam berita acara negosiasi dan disetujui oleh ke dua belah pihak dengan dasar pertimbangan kemampuan delivery, kualitas bahan, harga wajar.2) menyiapkan Surat Pesanan (SP) / Purchase Order (PO) yang memuat antara lain :
   a. kualitas bahan yang dipesan
   b. uraian bahan
   c. spesifikasi bahan
   d. harga satuan bahan
   e. waktu penyerahan bahan
   f. cara pembayaran
   g. syarat-syarat pembayaran
   h. harga satuan dan total yang disepakati
   i. Kewajiban dan sanksi masing-masing pihak
   j. penyelesaian bila terjadi “dispute“
4. Penerimaan
   Tahapan penerimaan bahan dapat berfungsi sebagai pengendalian material karena aktivitas penerimaan menyangkut hal-hal seperti :
   a. kedatangan bahan
   b. penerimaan
   c. penyimpanan
   d. pemeliharaan
   e. pencatatan / administrasi
   f. pengiriman / distribusi ke pemakai
5. Pembayaran
   Tahapan pembayaran kepada supplier dilaksanakan berdasarkan kesepakatan yang tercantum dalam SP / PO / kontrak.
   Cara pembayaran yang berlaku adalah sebagai berikut :a. Pembayaran di proses, adalah pembayaran kepada supplier tidak diperkenankan dengan cara tunai, melainkan harus diproses melalui proses standar yang berlaku dan dibayar dengan transfer melalui bankb. Pembayaran dengan L/C (letter of Credit), adalah salah satu fasilitas bank kepada pembeli dalam melaksanankan pembayaran kepada supplier
6. Evaluasi
   Kegiatan evaluasi terhadap produsen / supplier dilaksanakan setiap saat atas dasar relasi pemasokan terhadap rencana kualitas, kuantitas dan waktu pengiriman seperti yang disyaratkan dalam SPK / PO / SP, dengan tujuan menjamin agar bahan yang dipasok sesuai persyaratan

https://www.youtube.com/watch?v=F5imR9niY9k