Kegiatan-kegiatan untuk membuat surat Penawaran Harga dilakukan adalah :

1. Perhitungan Volume (quatity taking off)
2. Perencanaan metode pelaksanaan  (Construction Method)
3. Perhitungan biaya langsung (Direct Cost)
4. Pehitungan biaya tidak langsung (Indirect Cost)
5. Manajemen resiko (risk management)
6. Perhitungan harga penawaran (Tender Price)
7. Penyiapan dokumen-dokumen tender

PERHITUNGAN VOLUME (QUANTITY TAKING OFF)

Format daftar volume (Bill of Quantity) biasanya telah ditetapkan oleh pemberi tugas ataupun dapat dibuat sendiri.
Format berupa kolom-kolom disusun secara vertikal terdiri dari Jenis Pekerjaan, Volume pekerjaan, Satuan volume pekerjaan , satuan harga, total harga dan keterangan.

Ada 2 jenis kondisi kontrak yang perlu diperhatikan berkaitan dengan perhitungan volume yaitu :

1. kontrak harga pasti (lump sum contract)Kontrak harga pasti merupakan kontrak yang paling sederhana, dimana kontraktor bertanggung jawab penuh untuk melaksanakan seluruh pekerjaan sesuai dengan gambar tender serta tertulis dalam spesifikasi dengan harga yang pasti, volume yang tercantum dalam Bill of Quantity sebagai acuan yang tidak mengikat.Dalam kondisi kontrak seperti ini kegiatan perhitungan volume menjadi sangat penting, karena kesalahan perhitungan volume akan merupakan resiko yang harus ditanggung kontraktor.
2. kontrak harga satuan (unit price contract)Pembayaran kontraktor di dasarkan pada realisasi volume pekerjaan, tidak ada resiko disebabkan karena kesalahan hitung.

PERENCANAAN METODA PELAKSANAAN

Informasi yang diperlukan untuk menyusun metoda pelaksanaan antara lain :

1. Gambar tender
2. Hasil survey lapangan
3. Referensi pengalaman pekerjaan sejenis

Penyusunan metoda pelaksanaan perlu melibatkan personil yang berpengalaman dalam pekerjaan sejenis serta sub kontraktor spesialis untuk pekerjaan-pekerjaan khusus misalnya pekerjaan mekanikal, elektrical, arsitektur, HVAC, desain struktur dan sebagainya.

PERHITUNGAN BIAYA LANGSUNG (DIRECT COST)

Informasi yang diperlukan dalam perhitungan biaya langsung untuk satuan pekerjaan adalah

1. harga material
2. harga upah
3. harga pekerjaan khusus, yang di dapat dari penawaran sub kontraktor
4. biaya operasi peralatan
5. metoda pelaksanaan

Data tersebut dikelola dalam analisa harga satuan yang dibuat berdasarkan metoda pelaksanaan yang direncanakan.

PERHITUNGAN BIAYA TIDAK LANGSUNG (INDIRECT COST)

Biaya tidak langsung adalah segala biaya yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan, yang terdiri dari komponen-komponen :

1. biaya pekerjaan persiapan
2. biaya lapangan (site expenses) terdiri dari :
   a. biaya gaji pegawai
   b. biaya perlengkapan kantor direksi
   c. biaya perlengkapan kantor site / di lapangan
   d. BIaya perlengkapan mess karyawan
   e. Biaya umum / entertain / koordinasi / retribusi / keamanan / uang rokok
3. biaya kendaraan operasional
4. biaya asuransi, yang termasuk dalam tanggung jawab kontraktor biasanya adalah :
   a. construction all risk (CAR) untuk mencakup resiko bencana kecelakaan yang menimpa proyek selama periode pelaksanaan. CAR untuk proyek di darat berkisar 0.15% – 0.2% dari nilai kontrak, sedangkan untuk proyek di laut berkisar 0.2% – 0.3%.
   b. third party lialbilities untuk mencakup resiko bencana / kecelakaan yang menimpa pihak ketiga di luar proyek dan besar pertanggungan biasanya ditentukan oleh pemilik proyek.c. asuransi tenaga kerja (ASTEK) sekarang diganti dengan BPJS ketenaga kerjaan, sebagai jaminan apabila terjadi kecelakaan yang menimpa tenaga kerja, dengan biaya sebesar 0.2 persen dari nilai kontrak.
5. biaya provisi bank yaitu segala biaya yang diperlukan untuk menerbitkan surat jaminan bank berupa :
   a. jaminan tender adalah surat yang dikeluarkan oleh bank atau lembaga keuangan seperti asuransi untuk menjamin apabila peserta tender menarik diri sebelum batas waktu berlakunya penawaran.
   Besaran jaminan tender 1% – 3% dari harga penawaran
   b. jaminan pelaksanaan yaitu surat yang dikeluarkan oleh bank atau lembaga keuangan lain untuk menjamin apabila kontraktor tidak mampu menyelesaikan pekerjaan atau tidak memenuhi kewajibannya selama masa pelaksanaan. Besarnya jaminan pelaksanaan pada umumnya adalah 5% atau 10% dari nilai kontrak.c. Jaminan uang muka adalah jaminan atas uang muka yang dibayarkan kepada kontraktor, besarnya nilai jaminan uang muka sama dengan nilai uang mukan yang dibayarkan .d. jaminan masa pemeliharaan sebagai jaminan atas pemeliharaan setelah serah terima pertama proyek. Besarnya jaminan pemeliharaan pada umumnya 5 persen dari nilai kontrak.
6. Biaya Bunga, dihitung berdasarkan hasil simulasi cash flow sesuai dengan cara pembayaran (term of payment), dimana apabila terjadi kondisi cash flow negatif atau cash out lebih besar daripada cash in maka akan timbul biaya bunga.

MANAJEMEN RESIKO (risk management)

Resiko dapat di definisikan sebagai sesuatu atau peluang yang kemungkinan terjadi dan berdampak pada pencapaian sasaran.
Manajemen resiko adalah prosedur atau sistem yang ditujukan untuk mengelola secara efektif suatu potential opportunities dan efeknya.
Besarnya resiko dapat dihitung dari hasil perkalian antara dampak / akibat yang terjadi dan tingkat kemungkinan terjadinya.

Proses manajemen resiko menurut standar AS/NZS 4360:1999 terdiri dari

1. Penetapan konteks
2. Identifikasi resiko
3. Analisis resiko
4. Evaluasi resiko
5. Pengobatan resiko (risk treatment)

Fungsi manajemen resiko dalam proses tender yaitu

1. mengidentifikasi resiko yang mungkin dapat terjadi dengan mengacu kepada pengalaman-pengalaman sebelumnya
2. membuat rencana penanggulangan apabila resiko yang diidentifikasi tersebut benar-benar terjadi
3. menghitung efek biaya yang perlu dimasukkan dalam harga tender
4. memberikan petunjuk (guidance) kepada tim proyek yang akan melaksanakan tugasnya untuk membuat perencanaan terhadap penanggulangan resiko.

FINALISASI HARGA PENAWARAN (RENCANA ANGGARAN BIAYA / RAB)

Besarnya Penawaran Harga dihitung sebagai berikut

Biaya langsung …………………………………………………………………………………………….   Rp.
Biaya tidak langsung
a) Biaya persiapan ……………………………………………………………………………………   Rp.
b) Biaya lapangan (site expenses) ………………………………………………………   Rp.
c) Biaya peralatan & kendaraan ………………………………………………………….   Rp.
d) Biaya asuransi ………………………………………………………………………………………   Rp.
e) Biaya provisi bank ……………………………………………………………………………….   Rp.
Resiko-resiko hasil manajemen resiko …………………………………………………   Rp.
Jumlah    Rp.   (A)

Biaya overhead kantor pusat  ……% x (A)                                                         Rp.
Keuntungan …..% x A                                                                                                 Rp.
Sub Total   Rp.

Pajak PPh & PPN   ……………………………………………………………………………………….   Rp.
Total   Rp.

https://www.youtube.com/watch?v=F5imR9niY9k