Kegiatan tender proyek pemerintah sesuai keppres No 18 th 2000 di uraikan sebagai berikut :
- Prakualifikasi
- Undangan Tender
- Rapat Penjelasan
- Peninjauan Lapangan
- Pemasukan Penawaran
- Pembukaan Penawaran
- Evaluasi Tender & Klarifikasi
- Penetapan Calon Pemenang
- Masa Sanggah
- Surat Penunjukan Pemenang
- SPK (Surat Perintah Kerja)
- Kontrak
KEGIATAN TENDERÂ PRAKUALIFIKASI
Kegiatan Tender pertama adalah prakualifikasi diadakan untuk menyeleksi peserta lelang yang memenuhi persyaratan bagi proyek yang akan ditenderkan.
Pengumuman tentang diadakannya prakualifikasi ini biasanya di muat di media cetak yang memiliki jangkauan distribusi luas serta oplah penjualan besar.
Bagi perusahaan yang mendaftar prakualifikasi akan mendapatkan dokumen yang diisi, berikut ini adalah contoh prakualifikasi proyek pemerintah yang di danai pinjaman luar negeri dan ditenderkan, dengan persyaratan pengisian data sebagai berikut :
- Kinerja dalam proyek yang sama termasuk referensi terdahulu mencakup
- Daftar pengalaman proyek 5 tahun terakhir dilengkapi dengan personal yang menangani
- Sumber daya manusia yang direncanakan menangani proyek dilengkapi
- kemampuan penyediaan peralatan
- kemampuan keuangan
Berdasarkan data-data prakualifikasi yang masuk, panitia kemudian melakukan penilaian kriteria-kriteria penilaian tertentu sehingga dapat ditetapkan perusahaan yang lulus maupun yang gagal.
Penyebab-penyebab kemungkinan kegagaln biasanya adalah :
- tidak dimilikinya pengalaman proyek sejenis
- jumlah pengalaman kerja pimpinan proyek yang diusulkan kurang memenuhi
- kemampuan keuangan yang tidak memenuhi persyaratan
Penyebab kemungkinan kegagalan seperti yang disebutkan diatas jarang terjadi pada kontraktor yang besar dan berpengalaman.
UNDANGAN TENDER
Undangan teder diikuti oleh semua peserta lelang yang telah lulus prakualifikasi, dan berhak mengambil dokumen tender dari Panitia Pelelangan, peserta lelang yang di undang ini tercatat dalam sebuah daftar calon peserta lelang yang disahkan oleh panitia.
Jumlah peserta lelang tidak boleh kurang dari 3 (tiga) peserta, dan apabila kurang dari 3 maka pelelangan tidak dapat dilanjutkan dan harus mengundang calon peserta lelang lainnya untuk mengikuti lelang.
RAPAT PENJELASAN
Acara rapat penjelasan ini merupakan kesempatan yang sangat berharga dan harus dimamfaatkan sebaik-baiknya oleh peserta tender, terutama untuk mempertanyakan tentang ketentuan dalam dokumen tender yang kurang jelas, dan yang di rasa memberatkan.
Hasil rapat ini di dokumentasikan menjadi risalah rapat (Minutes of Period Meeting) yang akan bersifat mengikat serta menjadi satu kesatuan dengan Surat Perjanjian Pemborongan (kontrak) apabila peserta ditunjuk sebagai pemenang tender.
PENINJAUAN LAPANGAN (SITE VISIT)
Peninjauan untuk menyelidiki kondisi lapangan, hasil tinjauan akan dijadikan dasar pembuatan metoda pelaksanaan pekerjaan (construction method) untuk menyusun harga penawaran yang benar.
Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan site visit yaitu :
- mempersiapkan peralatan dokumentasi seperti kamera atau alat perekam lainnya, buku catatan.
- Melaksanakan pengamatan lapangan seperti :
a) luas tempat kerja, apakah lokasi tersebar atau satu lokasi, sempit atau luas
b) Jenis tanah, apakah tanah berbatu atau tanah liat atau rawa-rawa - Melakukan pengamatan transportasi tenaga kerja
- Melakukan pengamatan ketersediaan tenaga kerja setempat, dan berapa jumlahnya
- Melakukan pengamatan ketersediaan peralatan setempat
- Membuat dokumentasi lapangan
- Membuat laporan hasil survey